--- schema_version: "1.0" canonical: "https://new.dclouds.ru/projects/agentstvo-structura" type: "page" lang: "ru" source_updated_at: "2025-05-21T12:40:49+07:00" generated_at: "2026-11-14T11:15:51+07:00" --- # Агентство Structura > Агентство Structura - все о разработке и поддержке проекта в Digital Clouds. В IT с 2011 года, наши клиенты - Платферрум, Cozy Home, Шашлыкоff и другие масштабные проекты. Найдём решение задач любого уровня сложности! График, бюджет, площадки: как мы адаптировали коробочный портал Битрикс24 для event-индустрии ## Клиент **Structura** — агентство комплексной застройки событийных пространств. Реализовало 480+ проектов, включая форум «МТС Платформа 2023», «Примаковские чтения», дискуссионный клуб «Валдай», онлайн-конференцию «Петровакс Фарм», Национальный рекламный форум и др. ## О проекте **Задачи**: - внедрить Битрикс24 в компанию, - адаптировать стандартный функционал Битрикс24 под деятельность клиента, - реализовать инструменты для контроля графика сотрудников и площадок, - обеспечить удобное взаимодействие с поставщиками, клиентами, бюджетированием мероприятий. **Редакция Битрикс24**: Коробочный портал **Срок**: 6 месяцев **Результат**: реализован проект по внедрению коробочного портала Битрикс24. ## Планирование работ В рамках проекта требовалось адаптировать стандартные возможности CRM Битрикс24 под потребности компании, занимающейся организацией и проведением различных мероприятий: - настроить систему для эффективного управления свободным временем сотрудников и контроля загруженности разных площадок; - обеспечить удобную и интуитивно понятную работу с поставщиками и клиентами, в частности, автоматизировать взаимодействие и улучшить коммуникации; - внедрить функционал для бюджетирования, чтобы клиент мог легко отслеживать финансовые показатели и контролировать расходы на каждом этапе подготовки и проведения мероприятия. ## Этапы работы над проектом ### Бизнес-анализ, сбор требований, составление ТЗ На первом этапе был проведен анализ бизнес-процессов и выявлены нетипичные требования компании. Разработана демо-версия портала Битрикс24, позволяющая клиенту оценить возможности и адаптацию под его нужды. На основе бизнес-анализа составлено подробное ТЗ, декомпозированное на задачи, что обеспечило четкое планирование, распределение обязанностей и контроль над исполнением задач. ### Создание организационной структуры, базы клиентов, партнеров и поставщиков Далее, были настроены права доступа в CRM для каждого отдела, что повысило безопасность данных и оптимизировало внутренние операции. Далее разработана структура хранения данных о клиентах, поставщиках и партнёрах, на основе которой создана централизованная база. Это позволило систематизировать информацию, улучшить коммуникации, упростить расчёты и юридическое оформление, а также минимизировать риски. *Организационная структура компании* ### Автоматизация процессов организации мероприятий Третий этап был посвящен автоматизации организации мероприятий. В качестве основы был выбран стандартный функционал CRM «Битрикс24», ведь он предоставляет широкие возможности для управления бизнес-процессами и взаимодействием с клиентами. ### Представление мероприятий в виде сделок Одно из ключевых решений здесь — представление мероприятий в CRM-системе в виде сделок, что упрощает управление их подготовкой и проведением. Для визуализации используется канбан-доска с адаптированными стадиями: от запроса предварительной сметы до завершения мероприятия. Цветовая дифференциация стадий помогает быстро ориентироваться, а в дальнейшем будет использоваться в графике работ для удобного мониторинга прогресса. *Воронка сделок* Также мы разработали карточку мероприятия (сделки) — это ключевой инструмент для отслеживания всех аспектов организации. Она состоит из двух блоков и помогает структурировать информацию, контролировать расходы и доходы, улучшает планирование и эффективность управления мероприятиями. *Блок «О мероприятии» — содержит данные о клиенте, бюджете, датах, типе сделки и ответственном менеджере.* *Блок «Финансовые показатели» — включает информацию о налогах, прибыли, рентабельности и премиях.* ### Хранение информации о локациях, залах, этапах работ Для эффективного планирования была внедрена фиксация данных о локациях, залах и этапах работ через смарт-процессы: - **«Локации»** привязаны к сделке и содержат информацию о площадке, партнере и сроках работ; - **«Залы»** связаны с локацией и фиксируют даты начала и завершения подготовки, что позволяет детально контролировать этапы — от доставки оборудования до демонтажа. Это обеспечило удобное управление, минимизацию рисков и своевременное выполнение поставленных задач. ### Создание блоков клиентской сметы Для учета всех расходов с помощью смарт-процесса была создана система блоков клиентской сметы, которая позволяет гибко настраивать статьи расходов в зависимости от специфики и масштаба события. Блоки сметы включают детализированную информацию по каждому аспекту бюджета: оборудование, декорации, кейтеринг, услуги персонала и другие расходы. Это помогает точно планировать бюджет, контролировать затраты и обеспечивать прозрачность для клиента на всех этапах подготовки мероприятия. *Блоки клиентской сметы* ### Систематизация информации о поставщиках Для точного контроля финансов был создан смарт-процесс «Поставщики», связанный с каждой сделкой и блоком клиентской сметы. Он систематизирует информацию о поставщиках, их услугах и условиях сотрудничества, включая стоимость услуг, дату и сумму предоплаты/постоплаты. Это позволяет учитывать себестоимость и контролировать бюджет, минимизируя риски превышения затрат. Смарт-процесс также автоматизирует заключение договоров, контроль выполнения обязательств и управление платежами, повышая эффективность взаимодействия. ### Фиксация информации об условиях оплаты Смарт-процесс «Условия оплаты» фиксирует ключевые аспекты оплаты услуг, включая дату предоплаты и суммы постоплат. Это помогает отслеживать сроки поступления средств, планировать дальнейшие этапы и минимизировать риски ошибок. Процесс автоматизирует фиксацию условий оплаты, обеспечивая прозрачность для клиентов и надежный инструмент для организаторов для управления платежами и контроля обязательств. ### Разработка графика работ Ключевым этапом стало создание приложения «График работ», обеспечившего гибкость, детализацию и удобное управление ресурсами. Оно позволяет отслеживать загруженность сотрудников, управлять событиями и сроками, предлагая удобные представления с фильтрацией данных по различным критериям. Представление «Сотрудники» позволяет отслеживать занятость каждого специалиста, а представление «Мероприятия» — управлять событиями с использованием наглядной цветовой кодировки. Приложение адаптируется под нужды пользователей, обеспечивая прозрачность процессов, оптимизацию рабочего времени и повышение эффективности планирования. *График работ* ### Автоматизация Автоматизация повысила эффективность планирования, точность расчетов и прозрачность финансов. Разработаны бизнес-процессы, автоматически определяющие даты мероприятий, залы и локации, что свело к минимуму вероятность ошибок. Внедрена система расчета прибыли, рентабельности и премий для менеджеров, а также автоматизирован учет расходов по услугам поставщиков, что улучшило контроль затрат и синхронизацию данных. **Обучение сотрудников и техническая поддержка** Мы оптимизировали интерфейс, упростив левое меню, скрыв неиспользуемые разделы и адаптировав CRM под специфику компании. Улучшенные карточки сущностей и сокращение лишних полей сделали систему удобнее, ускорили работу сотрудников, снизили время на обучение и повысили продуктивность. Обучение сотрудников с тестовыми кейсами, инструкциями и разбором сценариев ускорило адаптацию к системе, а поддержка через обратную связь и анализ обращений повысили уверенность пользователей и обеспечили успешный переход. ## Результат Мы провели комплексную работу от анализа бизнес-процессов до внедрения системы, разработали ТЗ с учетом специфики Агентства Structura и автоматизировали ключевые расчеты, что повысило точность управления. Приложение «График работ» обеспечило прозрачность и удобство, а регулярная обратная связь способствует дальнейшему развитию проекта, повышая эффективность процессов. ## Что привело нас к успеху - Понимание потребностей и ожиданий заказчика. - Погружение в предметную область. - Адаптация и гибкость мышления. В ходе реализации проекта мы нацелились на результат, искали и находили те решения, которые позволят реализовать проект в соответствии с нестандартными процессами бизнеса. ## Дальнейшая работа по проекту Мы продолжаем сотрудничать с клиентом, активно собираем обратную связь и планируем дальнейшее развитие проекта. Нестандартные задачи открывают перед нашей командой возможности для роста, а совместная работа с заказчиком помогает находить уникальные решения. ## Команда проекта - Менеджер проекта - Бизнес-аналитик Битрикс24 - Старший специалист по внедрению Битрикс24 - Специалист по внедрению Битрикс24 ## Ссылки - [Главная](https://new.dclouds.ru/llms-pages/index.txt) - [Услуги](https://new.dclouds.ru/llms-pages/services.txt) - [Проекты](https://new.dclouds.ru/llms-pages/projects.txt) - [Контакты](https://new.dclouds.ru/llms-pages/contacts.txt)